Unidad 1 Introducción a la Gestión de Proyectos

 el escritor colaborador, Robert Kelly, PMP: No es raro terminar como un gerente de proyectos a través de la experiencia práctica. Lo más probable es que usted este haciendo las cosas que siempre le han funcionado, ha logrado que sus equipos sean exitosos y ha sido promovido, sin haber leído un libro de gestión de proyectos o sin haber completado un curso o una certificación.

Lo que muchos no saben es que hay algo de conocimiento básico sobre la gestión de proyectos y terminología que es muy útil cuando se trabaja con otros profesionales de la gestión de proyectos certificados. Tener un conocimiento básico de gestión de proyectos es muy valioso. 

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Fundamentos básicos

Vamos a cubrir algunos de los elementos básicos de la gestión de proyectos. Si usted leyó mi último post, Winning Takes Care of Everything, se dio cuenta que no soy un fanático del proceso, por el proceso en sí. Sin embargo, creo que los marcos del proyecto son necesarios y entiendo que hay algunos elementos claves (herramientas, procesos, técnicas) que los gerentes del proyecto deben aprovechar para lograr proyectos exitosos frecuentemente.

Cronograma del proyecto

Como resultado de la estructura de segmento del trabajo, su equipo debe ser capaz de identificar los recursos necesarios, las dependencias y el tiempo necesario para completar cada tarea. Con esta información, el director del proyecto puede desarrollar un cronograma del proyecto que el equipo puede revisar y apoyar.

La programación del proyecto es básicamente la lista de tareas con fechas de inicio y fechas finales, asignadas a los miembros del equipo y con las dependencias respectivas.

Un punto clave a recordar es que el cronograma del proyecto es un documento vivo y debe ser revisado y actualizado durante todo el proyecto. Si una dependencia se elimina, debe permitir que otras tareas empiecen antes, las fechas de entrega de la tarea se aplazan si los miembros del equipo se enferman. Incluso con la mejor planificación y colaboración, se presentan diferentes situaciones. Asegúrese de que el cronograma del proyecto refleja la realidad actual del proyecto.

Plan de proyecto

El plan del proyecto se puede comparar con un manual de operaciones que describe la ejecución, gestión y control de cada aspecto del proyecto. Con frecuencia  se confunde con el cronograma del proyecto. PMBOK Guides and Standards define un plan de proyecto como:
... un documento formal y aprobado utilizado para guiar tanto la ejecución como el control del proyecto. Los usos principales del plan de proyecto son documentar los supuestos y las decisiones de planeación, facilitar la comunicación entre las partes interesadas y documentar el alcance aprobado, los costos y el cronograma.

 Estos son algunos elementos que debe incluir un plan de proyecto:

• Gestión de requisitos
• Gestión de programación
• Gestión financiera
• Gestión de comunicaciones
• Gestión del cambio
• Gestión de calidad
• Gestión de compras

1.2.2 Propuestas

Una propuesta de proyecto es un documento escrito con un propósito específico en mente: convencer a alguien de que un proyecto puede y debe ser llevado a cabo. Aunque no hay un formato universal para estas propuestas, muchos de sus elementos son importantes y, en muchos casos, obligatorios. Sobre todo, debes recordar que una propuesta de proyecto es un argumento. Si no presentas un argumento lógico y viable, es probable que tu propuesta sea rechazada.

1.2.3 selección y evaluación de personal

El Sistema de Gestión de Recursos Humanos define los principios más generales, para el funcionamiento, desarrollo y movilización de las personas que nuestra organización necesita para alcanzar sus objetivos.

Acorde con la misión establecida y la visión vaticinada, tomando en cuenta nuestras características y especificidades y sobre todo el agresivo entorno.

Tradicionalmente, la selección de personal se define como un procedimiento para encontrar al hombre que cubra el puesto adecuado, es decir escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados, para ocupar los cargos existentes en la empresa, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del personal.

Tradicionalmente, la selección de personal se define como un procedimiento para encontrar al hombre que cubra el puesto adecuado, es decir escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados, para ocupar los cargos existentes en la empresa, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del personal.

Pero, que significa adecuado? Para contestar, esta pregunta cabría considerar las diferencias individuales o sea, tener en cuenta las necesidades de la organización y su potencial humano así como la satisfacción que el trabajador encuentra en el desempeño del puesto.

Como paso previo a la selección técnica de personal, resulta obligado conocer la filosofía y propósitos de la organización, así como los objetivos generales departamentales, seccionales, etc., de la misma.

Esto implica, entre otras cosas, la valoración de los recursos existentes y la plantación de los que van a ser necesarios para alcanzar esos objetivos, y que comprende la determinación de las necesidades presentes y futuras en cuanto a cantidad y calidad.

La selección del Personal tiene como objetivos:

• Definir políticas y programas para garantizar la incorporación del personal idóneo a la entidad.
• Seleccionar candidatos adecuados para el acceso, los traslados, las promociones y las actividades de formación y desarrollo.

Los principales problemas en esta etapa son: 

 Los jefes de proyecto son frecuentemente seleccionados por su habilidad para programar o realizar tareas de ingeniería en vez de su habilidad de gestión (pocos ingenieros son buenos gerentes)

 • La productividad de los programadores, analistas e ingenieros de software varía mucho de individuo en individuo.

 • Hay grandes cambios en el equipo de un proyecto software, especialmente en aquellos organizados matricial-mente.

 • Las universidades no están produciendo un número suficiente de ingenieros que entiendan el proceso de la ingeniería de software o gestión de proyectos. • Los planes de entrenamiento para desarrolladores individuales de software no se desarrollan o mantienen.

1.2.4. Supervisión y Revisión del proyecto

La supervisión del proyecto es una actividad continua. El gestor debe tener conocimiento del progreso del proyecto y comparar el progreso con los costes actuales y los planificados. Se debe de tener una imagen clara de lo que pasa llevando a cabo una entrevista informal con el personal del proyecto. Durante un proyecto es normal tener varias revisiones formales de su gestión. Se hace la revisión completa del progreso y de los desarrollos técnicos del proyecto, y se tiene en cuenta el estado del proyecto junto con los propósitos de la organización que ha encargado el proyecto.

1.2.5. Informes

 Los gestores del proyecto tienen la necesidad de informar al cliente y contratistas sobre el proyecto. Tiene que redactar documentos concisos y coherentes que resuman la información crítica de los informes detallados del proyecto. Les debe ser posible presentar esta información durante las revisiones del progreso.

1.3. Fundamentos de P.M.I

 El Project Management Institute (PMI) es una organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos. Desde principios de 2011, es la más grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por más de 380.000 miembros en cerca de 170 países. La oficina central se encuentra en la localidad de Newtown Square, en la periferia de la ciudad de Filadelfia, en Pennsylvania (Estados Unidos). Sus principales objetivos son:

 Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.

 Generar conocimiento a través de la investigación.

  Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación. La Guía del PMBOK, desarrollada por el Project Management Institute, contiene una descripción general de los fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas. Actualmente en su quinta edición, es el único estándar ANSI para la gestión de proyectos. Todos los programas educativos y certificaciones brindadas por el PMI están estrechamente relacionados con el PMBOK.